Herramientas Claras

Una reserva de 300 € con una señal de 60 € no está cobrada por completo cuando el cliente entrega 40 €. Conviene separar cuatro cifras: el importe acordado, la señal prevista, lo que ya entró y el saldo que falta. Ese registro permite preparar el servicio sin confundir una promesa de pago con dinero disponible. 1. Anota el acuerdo y los cobros por separado Para cada reserva guarda un identificador único, la fecha en que se tomó, la fecha del servicio y una referencia del cliente. Después escribe el importe total pactado y la señal prevista. En otras columnas registra la señal realmente recibida y cualquier otro cobro recibido. Si no se pidió señal, escribe 0 en la señal prevista y en la cobrada. En este ejemplo ficticio, el servicio cuesta 300 € , la señal prevista es 60 € , el cliente ha pagado 40 € de esa señal y después 100 € adicionales. El cobro total recibido es 140 €, la señal que todavía falta es 20 € y el saldo total de la reserva es 160 €. Los 20 € forman parte de los 16...

Una garantía olvidada puede convertir una avería pequeña en un gasto inesperado. El primer paso es tener a mano qué se compró, cuándo, a quién y dónde está el justificante. Esta guía muestra un registro sencillo para equipos y compras de un pequeño negocio, con un ejemplo ficticio y una rutina de revisión. Qué anotar al comprar un equipo Crea una fila por compra o activo identificable. Guarda una referencia interna, nombre del artículo, proveedor, fecha de compra, importe, persona responsable y ubicación. Añade la referencia del pedido o factura y una ruta o enlace al justificante, sin pegar datos personales en documentos compartidos sin necesidad. Anota por separado la fecha de fin de cobertura que conste en la documentación y la fuente de esa fecha. No calcules automáticamente un plazo universal: puede variar según el tipo de compra, contrato, condiciones comerciales y derechos que correspondan en cada caso. Si hay mantenimiento o ampliación contratada, registra su vencimiento en ...

Cuando una taladradora, un proyector o un equipo de medición sale del local, el problema no es solo saber quién lo tiene. También hay que conocer la fecha prometida, detectar retrasos y cerrar la devolución con una revisión física. Un registro sencillo en Excel puede cubrir ese proceso si cada salida tiene su propia fila. Qué anotar en cada préstamo Usa un ID de movimiento único para cada salida. La referencia del equipo puede repetirse cuando se presta de nuevo; el ID de movimiento no. Registra además el nombre o código del equipo, el responsable o área, la fecha de salida y la fecha prevista de devolución. Al volver, añade la fecha real y el estado recibido: por ejemplo, correcto, revisar o dañado. Si basta para tu operación, usa un código de área en vez de un nombre personal. Esta separación evita una confusión habitual: tener un inventario de equipos no equivale a saber quién tiene cada unidad hoy. El inventario identifica el objeto; el registro de préstamos cuenta sus movimien...

Cuando un negocio trabaja con alimentos, cosméticos, materias primas u otros productos fechados, conocer el stock total no basta. Dos cajas del mismo artículo pueden tener fechas de caducidad distintas. Si se suman sin distinguir el lote, una alerta puede llegar demasiado tarde. Qué registrar por cada lote Una fila debe representar un lote concreto, no el producto completo. Anota un identificador único de lote, el producto, la fecha de caducidad, las unidades iniciales, las salidas, la merma y, si te interesa valorar la exposición económica, el coste unitario. Revisa físicamente las cifras antes de tomar decisiones: una hoja de cálculo refleja los datos introducidos, no sustituye el recuento real. Cómo calcular las unidades disponibles La cuenta es sencilla: unidades disponibles = unidades iniciales − salidas − merma . Por ejemplo, si entraron 100 unidades, salieron 30 y se perdieron 5, quedan 65. Con un coste unitario de 2 €, el valor registrado de esas 65 unidades es 130 €. Si ca...

Una agenda puede mostrar dos huecos aparentemente disponibles y, aun así, reservar la misma sala o persona a dos clientes. Para detectar el problema hacen falta cuatro datos de cada cita: fecha, hora de inicio, hora de fin y recurso . El estado también importa: una reserva cancelada no ocupa ese recurso. La regla del solape Dos citas se solapan cuando son del mismo día y recurso, el inicio de la primera es anterior al fin de la segunda y su fin es posterior al inicio de la segunda. En símbolos: inicio A < fin B y fin A > inicio B . Las desigualdades son estrictas: una cita que termina a las 10:00 deja sitio a otra que empieza exactamente a las 10:00. Ejemplo: tres citas y dos salas R-001: sala A, de 09:00 a 10:00. R-002: sala A, de 09:30 a 11:00. R-003: sala B, de 09:00 a 10:00. R-001 y R-002 están en conflicto porque comparten media hora en la sala A. R-003 no lo está: la sala B es otro recurso. Si añadimos una cita en la sala A de 11:00 a 12:00, tampoco chocará con R-0...

Un arqueo de caja por turnos compara lo que debería haber al cerrar con lo que realmente se ha contado o cobrado. Separar efectivo, tarjeta y Bizum evita que un sobrante en un medio de pago oculte una falta en otro. 1. Calcula el efectivo esperado Efectivo esperado = fondo inicial + ventas cobradas en efectivo − salidas de efectivo justificadas. Cuenta como salida una devolución pagada desde la caja, un pago autorizado o una retirada documentada. No restes la misma devolución dos veces si el sistema de ventas ya la incluye en el total neto que has usado. Ejemplo: el turno comienza con un fondo de 100 €, registra 250 € de ventas en efectivo y tiene una salida justificada de 30 €. Al cierre deberían quedar 320 € en caja. 2. Haz un recuento físico independiente Cuenta las piezas de cada denominación, multiplica por su valor y suma las monedas. Si hay tres billetes de 100 € y 19,50 € en monedas, el efectivo contado es 319,50 €. La diferencia es 319,50 € − 320,00 € = −0,50 € . El sign...

Una plataforma de venta puede ingresar en el banco una sola cantidad que agrupa varios pedidos. Por eso, buscar una venta de 100 € en el extracto y esperar un abono de 100 € suele acabar en una falsa incidencia: antes pueden descontarse reembolsos, comisiones y ajustes. La cuenta que conviene hacer Para cada movimiento de una liquidación, calcula neto previsto = cobro bruto − reembolso − comisión de la plataforma − comisión de cobro + otros ajustes . Introduce los ajustes con su signo: positivo si aumentan el abono y negativo si lo reducen. Después suma solo los movimientos que pertenecen al mismo lote de liquidación y compara el resultado con el abono bancario. Esta cuenta ayuda a localizar diferencias de caja. No equivale al ingreso contable ni determina por sí sola el IVA o el beneficio. Ejemplo con dos pedidos y un reembolso Supón que el lote L-01 contiene estos movimientos ficticios, todos expresados en euros: Pedido A: cobro bruto de 100 €, comisión de plataforma de 5 € y ...

Vender por 40 € no significa ganar 40 €. Para decidir si un producto merece la pena, conviene calcular lo que queda por cada pedido después de todos los costes variables y las comisiones. Este cálculo sirve para revisar precios, comparar canales y detectar ventas que parecen buenas pero pierden dinero. 1. Separa el ingreso de los costes Trabaja con importes comparables, por ejemplo sin IVA si estás analizando la rentabilidad de tu actividad. Anota el ingreso por unidad y, por separado, los costes que cambian con cada venta: producto o material, embalaje, envío que asumes, publicidad atribuible al pedido y una provisión razonable para devoluciones. Añade las comisiones del marketplace y del procesador de pago, incluidos los importes fijos por transacción. Comprueba en tus contratos qué base utiliza cada comisión; no hay una tarifa universal. 2. Calcula la contribución y el margen Contribución por pedido = ingreso − costes variables en euros − comisiones porcentuales − comisiones fi...

Una ficha puede recibir visitas y aun así dejar dudas justo antes de la compra. Esta revisión sirve para detectar problemas concretos en una página de producto o servicio sin herramientas de pago. Cronometra 15 minutos y apunta cada hallazgo con su URL o una captura: así podrás distinguir una observación comprobable de una intuición. Minutos 0–3: ¿se entiende la oferta sin desplazarse? Abre la página en una ventana privada y mírala como si no conocieras el negocio. Deberías poder responder: qué se vende, para quién, qué recibirá el comprador, cuánto cuesta y cuál es el siguiente paso. Comprueba el precio final visible, el formato de entrega y el botón de compra. Si algo queda ambiguo, anota la frase exacta que falta o confunde. No cambies un texto solo porque «suena mejor»: formula una hipótesis, por ejemplo «explicar que el archivo se descarga inmediatamente puede reducir dudas sobre la entrega». Minutos 3–6: título, resultado de búsqueda y contenido Lee el título de la página y e...

Cobrar por los kilómetros de ida puede parecer suficiente hasta que añades la vuelta en vacío, las horas de conductor y la comisión de cobro. Una tarifa que supera el combustible todavía puede dejar un margen demasiado bajo. Esta guía permite calcular el coste y el precio mínimo de una ruta concreta con tus propios datos. El ejemplo es ficticio y usa importes sin IVA. 1. Cuenta todos los kilómetros de la ruta Empieza por la distancia que el vehículo va a recorrer realmente: kilómetros cargados más kilómetros de retorno en vacío. Supongamos 80 km hasta la entrega y 20 km para volver. El total es 100 km . Si solo presupuestas los 80 km de ida, ocultas parte del combustible y del desgaste. Anota también las horas de trabajo de esa ruta, incluidos los tramos sin carga y el tiempo de entrega si forma parte del servicio. En el ejemplo son 3 horas . La hoja no decide qué tiempo es facturable: esa es una condición comercial que tendrás que fijar para cada cliente. 2. Separa los costes que ...

Una factura emitida no equivale a dinero cobrado. Si un cliente paga una parte, el importe pendiente es la diferencia entre el total de la factura y los cobros acumulados. Separar ese saldo por fecha de vencimiento permite saber qué hay que revisar ahora, sin contar dos veces los pagos parciales. Un ejemplo con tres facturas Supongamos que revisas tus cuentas el 9 de octubre de 2026 . Los datos son ficticios y los importes siguen un mismo criterio de IVA. F-001 — vence el 6 de octubre; importe 1.000 €; cobrado 250 €; pendiente 750 € . F-002 — vence el 15 de octubre; importe 500 €; cobrado 0 €; pendiente 500 € . F-003 — venció el 1 de octubre; importe 300 €; cobrado 300 €; pendiente 0 € . El total emitido es 1.800 € y lo cobrado, 550 € . Quedan 1.250 € pendientes . De ese saldo, 750 € están vencidos porque la fecha de la F-001 ya pasó. La F-003 también venció por fecha, pero está totalmente pagada: no debe aparecer en una lista de cobros pendientes. Los otros 500 € vencen dentr...