Facturas vencidas: calcula el saldo pendiente en Excel

Una factura emitida no equivale a dinero cobrado. Si un cliente paga una parte, el importe pendiente es la diferencia entre el total de la factura y los cobros acumulados. Separar ese saldo por fecha de vencimiento permite saber qué hay que revisar ahora, sin contar dos veces los pagos parciales.

Un ejemplo con tres facturas

Supongamos que revisas tus cuentas el 9 de octubre de 2026. Los datos son ficticios y los importes siguen un mismo criterio de IVA.

• F-001 — vence el 6 de octubre; importe 1.000 €; cobrado 250 €; pendiente 750 €.
• F-002 — vence el 15 de octubre; importe 500 €; cobrado 0 €; pendiente 500 €.
• F-003 — venció el 1 de octubre; importe 300 €; cobrado 300 €; pendiente 0 €.

El total emitido es 1.800 € y lo cobrado, 550 €. Quedan 1.250 € pendientes. De ese saldo, 750 € están vencidos porque la fecha de la F-001 ya pasó. La F-003 también venció por fecha, pero está totalmente pagada: no debe aparecer en una lista de cobros pendientes. Los otros 500 € vencen dentro de los próximos siete días.

La comprobación que evita errores es: emitido − cobrado = pendiente. En este ejemplo, 1.800 − 550 = 1.250. También debe cuadrar la suma de saldos individuales: 750 + 500 + 0 = 1.250. Si tus totales no cuadran, revisa duplicados, cobros anotados dos veces y facturas omitidas.

Cómo montarlo en Excel

Usa una fila por factura y estas columnas: referencia, cliente, fecha de emisión, vencimiento, importe, cobrado acumulado y saldo. Introduce una fecha de consulta fija en una celda separada, por ejemplo L1. Así puedes repetir el cálculo con la misma fecha.

Si E2 contiene el importe y F2 el total cobrado hasta la fecha de consulta, el saldo de G2 es =E2-F2. Antes de sumarlo, comprueba que ambos importes son numéricos, no negativos y que F2 no supera E2. Si hay un anticipo o un abono que rompe esa regla, anótalo y resuélvelo expresamente. Ocultar el error con MAX(0;E2-F2) haría que el resumen pareciera correcto cuando los datos no lo son.

Para calcular en H2 solo el saldo vencido, con vencimiento en D2, usa =SI(Y(G2>0;D2<$L$1);G2;0). La comparación es estricta: una factura con vencimiento igual a la fecha de consulta aún no figura como vencida en este criterio. Para el saldo que vence en los siete días siguientes, usa =SI(Y(G2>0;D2>=$L$1;D2<=$L$1+7);G2;0).

Al copiar las fórmulas hacia abajo, suma las columnas de saldo, vencido y próximos siete días. Nunca sumes el importe original para calcular lo vencido: una factura pagada parcialmente inflaría la cifra. Comprueba además que cada referencia aparece una sola vez. Si un mismo cliente hizo varios pagos, «cobrado acumulado» debe incluirlos todos; no crees una fila adicional por pago en la tabla de facturas.

Qué hacer con el resultado

Empieza por las facturas con saldo vencido. Verifica la fecha pactada, que la factura llegó al cliente y que no hay un cobro pendiente de registrar. Después revisa las que vencen pronto para preparar el seguimiento. Mantén las facturas completamente cobradas en el historial, aunque no aparezcan en ninguna de esas dos listas.

Puedes probar el cálculo sin comprar nada con este analizador gratuito de facturas CSV: funciona en tu ordenador y contiene datos de ejemplo ficticios. Si prefieres trabajar en una hoja visual, la plantilla Excel de facturas pendientes y vencimientos admite hasta 120 facturas, detecta duplicados y datos incoherentes, y resume saldos y antigüedad. El programa gratuito es independiente de la plantilla.

Este control es para seguimiento interno de cobros. No emite facturas, no calcula impuestos y solo será fiable si has incluido todas las facturas y actualizado los cobros acumulados.