Control de lotes y caducidades en Excel: unidades disponibles y alertas de 30 días

Cuando un negocio trabaja con alimentos, cosméticos, materias primas u otros productos fechados, conocer el stock total no basta. Dos cajas del mismo artículo pueden tener fechas de caducidad distintas. Si se suman sin distinguir el lote, una alerta puede llegar demasiado tarde.

Qué registrar por cada lote

Una fila debe representar un lote concreto, no el producto completo. Anota un identificador único de lote, el producto, la fecha de caducidad, las unidades iniciales, las salidas, la merma y, si te interesa valorar la exposición económica, el coste unitario. Revisa físicamente las cifras antes de tomar decisiones: una hoja de cálculo refleja los datos introducidos, no sustituye el recuento real.

Cómo calcular las unidades disponibles

La cuenta es sencilla: unidades disponibles = unidades iniciales − salidas − merma. Por ejemplo, si entraron 100 unidades, salieron 30 y se perdieron 5, quedan 65. Con un coste unitario de 2 €, el valor registrado de esas 65 unidades es 130 €. Si caducan dentro de diez días, esos 130 € representan stock que conviene revisar, no una pérdida ya realizada.

Las salidas y la merma deben descontarse una sola vez. Si las cinco unidades dañadas ya figuran dentro de las 30 salidas, vuelve a clasificarlas antes de restar. También conviene comprobar que la suma de salidas y merma no supere las unidades iniciales: una cifra disponible negativa apunta a un error de captura o a un movimiento sin registrar.

Alertas: vencido, hoy y próximos 30 días

Para organizar la revisión diaria, compara la fecha del lote con la fecha actual. Si la caducidad fue ayer o antes, clasifícalo como vencido. Si es hoy, señálalo por separado. Si está entre mañana y los próximos 30 días, inclúyelo en una lista de revisión próxima. Un lote que vence en 31 días queda fuera de esa ventana hasta el día siguiente. Si ya no quedan unidades, puede mostrarse como agotado aunque su fecha haya pasado.

Estas etiquetas sirven para priorizar la gestión; no determinan si un producto puede venderse o consumirse. La interpretación de la fecha, las condiciones de conservación y las obligaciones aplicables dependen del tipo de producto. Ante dudas, comprueba sus instrucciones y la normativa correspondiente.

Errores que conviene detectar antes de confiar en el resumen

• Identificadores repetidos: dos filas con el mismo lote pueden duplicar unidades o esconder movimientos. Usa una referencia distinta por lote y ubicación cuando proceda.
• Fechas ausentes o mal escritas: una fecha en texto puede no compararse correctamente. Introduce fechas reales de Excel y verifica el formato.
• Cantidades negativas o decimales inesperados: define si tu negocio trabaja por piezas enteras o por peso y mantén una unidad coherente.
• Salidas mayores que entradas: investiga el movimiento antes de usar el saldo en pedidos o reposición.

Un resumen fiable debe apartar de los totales los registros inválidos y mostrar cuántos requieren corrección. Así evitas que un dato erróneo altere las alertas sin que nadie lo advierta.

Rutina breve de revisión

1. Actualiza entradas, salidas y merma al cerrar la jornada o el turno.
2. Compara el saldo de los lotes con un recuento físico periódico.
3. Revisa primero los lotes vencidos y los que caducan hoy; después, los próximos 30 días.
4. Decide el orden de uso o salida según las características del producto y tu procedimiento. El criterio FEFO (primero en vencer, primero en salir) puede orientar la organización cuando sea aplicable.
5. Corrige los registros inválidos antes de valorar el stock o planificar compras.

Si prefieres una hoja preparada con validaciones, resumen y alertas por fecha, está disponible la plantilla Excel de control de lotes y caducidades (producto de pago, 15 €). Puedes usar las fórmulas y la rutina explicadas aquí sin comprarla.