Señal de una reserva: cuánto se ha cobrado y qué saldo queda en Excel

Una reserva de 300 € con una señal de 60 € no está cobrada por completo cuando el cliente entrega 40 €. Conviene separar cuatro cifras: el importe acordado, la señal prevista, lo que ya entró y el saldo que falta. Ese registro permite preparar el servicio sin confundir una promesa de pago con dinero disponible.

1. Anota el acuerdo y los cobros por separado

Para cada reserva guarda un identificador único, la fecha en que se tomó, la fecha del servicio y una referencia del cliente. Después escribe el importe total pactado y la señal prevista. En otras columnas registra la señal realmente recibida y cualquier otro cobro recibido. Si no se pidió señal, escribe 0 en la señal prevista y en la cobrada.

En este ejemplo ficticio, el servicio cuesta 300 €, la señal prevista es 60 €, el cliente ha pagado 40 € de esa señal y después 100 € adicionales. El cobro total recibido es 140 €, la señal que todavía falta es 20 € y el saldo total de la reserva es 160 €. Los 20 € forman parte de los 160 €: sumarlos otra vez duplicaría la deuda.

2. Calcula señal pendiente y saldo

Si E2 contiene el importe pactado, F2 la señal prevista, G2 la señal cobrada y H2 los demás cobros, las fórmulas en Excel español son sencillas:

• Señal pendiente: =F2-G2
• Saldo total: =E2-G2-H2

Con los importes del ejemplo, =60-40 devuelve 20 € y =300-40-100 devuelve 160 €. Mantén las celdas como números, no como textos con el símbolo de euro escrito dentro. Aplica formato de moneda para ver los importes.

3. Detecta datos que pueden falsear el resumen

Antes de sumar saldos, comprueba que no haya dos filas con el mismo ID, que la fecha del servicio no sea anterior a la fecha de reserva y que todos los importes sean positivos o cero, salvo el importe pactado, que debe ser mayor que cero. La señal prevista no puede superar el importe del servicio; la señal cobrada no debe superar la prevista; y la suma de todos los cobros no debe superar el importe pactado. Una fila incoherente debe aparecer como dato a revisar, sin contribuir al total.

Ejemplo: si el importe pactado es 90 €, una señal cobrada de 20 € y otros cobros de 80 € producirían un saldo de −10 €. No interpretes ese número como una reserva saldada sin revisar. Puede haber un error de registro, un cobro que corresponde a otra reserva o una devolución pendiente de reflejar.

4. Ordena la revisión por fecha del servicio

Una reserva activa cuyo servicio ya pasó y conserva saldo necesita revisión prioritaria. También conviene mirar las reservas activas de los próximos siete días que todavía tienen saldo. Una señal pendiente para un servicio posterior puede quedar en una lista distinta. El estado «Completada» indica que el servicio terminó; no demuestra que se haya cobrado. Conserva sus cobros y comprueba el saldo que quede en la fila.

Si la reserva se cancela, conserva su registro, pero revisa la devolución por separado. La hoja no puede decidir si la señal es reembolsable, aplicar penalizaciones ni sustituir las condiciones pactadas con el cliente. Contrasta cualquier devolución con el movimiento real de pago.

Una hoja lista para usar

Si gestionas muchas reservas, la plantilla Excel de reservas, señales cobradas y saldos pendientes reúne este registro para hasta 150 reservas. Calcula señal y saldo, distingue servicios próximos o pasados y marca datos incoherentes. Es un producto de pago a 15 €. Esta guía y sus fórmulas pueden usarse sin comprarlo.

La hoja sirve para gestión interna: no envía recordatorios, no se conecta con bancos o calendarios, no calcula impuestos ni sustituye una factura o un extracto bancario.