Cómo conciliar cobros de plataformas con reembolsos y comisiones

Una plataforma de venta puede ingresar en el banco una sola cantidad que agrupa varios pedidos. Por eso, buscar una venta de 100 € en el extracto y esperar un abono de 100 € suele acabar en una falsa incidencia: antes pueden descontarse reembolsos, comisiones y ajustes.

La cuenta que conviene hacer

Para cada movimiento de una liquidación, calcula neto previsto = cobro bruto − reembolso − comisión de la plataforma − comisión de cobro + otros ajustes. Introduce los ajustes con su signo: positivo si aumentan el abono y negativo si lo reducen. Después suma solo los movimientos que pertenecen al mismo lote de liquidación y compara el resultado con el abono bancario.

Esta cuenta ayuda a localizar diferencias de caja. No equivale al ingreso contable ni determina por sí sola el IVA o el beneficio.

Ejemplo con dos pedidos y un reembolso

Supón que el lote L-01 contiene estos movimientos ficticios, todos expresados en euros:

• Pedido A: cobro bruto de 100 €, comisión de plataforma de 5 € y comisión de cobro de 2 €. Su neto previsto es 93 €.
• Reembolso del pedido A dentro del mismo lote: 20 €. Como el cobro bruto de este segundo movimiento es 0 €, su neto previsto es −20 €.
• Pedido B: cobro bruto de 40 €, comisión de plataforma de 2 € y comisión de cobro de 0,50 €. Su neto previsto es 37,50 €.

El abono esperado del lote es 93 − 20 + 37,50 = 110,50 €. Si el banco muestra 110,49 €, la diferencia es −0,01 €: abono real menos abono esperado. Ese céntimo merece una comprobación, aunque no demuestra por sí solo que la plataforma se haya equivocado.

Cómo organizar el registro

1. Usa el ID de liquidación o abono. Asígnalo a cada movimiento incluido en ese pago. No mezcles ventas de liquidaciones distintas aunque sean del mismo día.
2. Separa cada concepto. Guarda cobro bruto, reembolso y cada tipo de comisión en columnas diferentes. Una devolución posterior puede ser un movimiento nuevo, con bruto 0 y reembolso positivo.
3. Registra el abono una sola vez. Un lote puede contener muchos pedidos, pero en el banco aparece como un único importe. Si copias ese importe en cada pedido, lo multiplicarás sin querer.
4. Comprueba primero las filas incompletas. Una liquidación no puede declararse cuadrada si faltan comisiones, fechas o movimientos. Después compara la suma prevista con el banco al céntimo.

Qué revisar si no cuadra

Busca movimientos de otro lote, devoluciones posteriores, comisiones que no separaste, ajustes por disputa o reserva y posibles conversiones de divisa. Si la plataforma opera en otra moneda, compara importes de la misma moneda o usa el tipo de cambio real del extracto: no mezcles euros y dólares en una sola suma. Conserva el justificante de la liquidación y el movimiento bancario para poder explicar cualquier corrección.

Para llevar este método de forma recurrente he preparado una plantilla Excel de conciliación de cobros de plataformas. Permite registrar hasta 150 movimientos y 50 abonos; señala IDs duplicados, lotes inexistentes, datos incompletos y diferencias de un céntimo. La fórmula y el ejemplo anteriores bastan para comprobar manualmente un caso sin comprarla.